Es kommt ja leider doch ab und an vor, dass man einen Geschäftsfall zum Zeitpunkt der Verbuchung noch nicht endgültig zuordnen kann. Das können beispielsweise unklare Zahlungen, vorläufige Kosten oder noch nicht zugeordnete Einnahmen sein. Bis zur endgültigen Klärung kann der Fall aber nicht ungebucht liegen bleiben. Hier nutzt man dann Schwebekonten. Das sind sozusagen Zwischenstationen bis zur endgültigen Verbuchung.
Schwebekonten sind nicht dafür gedacht, langfristig bebucht zu werden. Sie sollen nur so lange genutzt werden, bis der endgültige Buchungsvorgang abgeschlossen ist. Offene Posten müssen geklärt und endgültig verbucht werden. Die Buchungen auf Schwebekonten müssen also regelmäßig überprüft und abgeschlossen werden. Dies geschieht, indem die Transaktionen auf die endgültigen Konten umgebucht werden, sobald alle erforderlichen Informationen verfügbar sind.
Und jetzt ein paar Beispiele für Arten von Schwebekonten:
Debitorische Schwebekonten: Zahlungen von Kunden, die noch nicht eindeutig einer Rechnung zugeordnet werden können.
Kreditorische Schwebekonten: Zahlungen an Lieferanten, bei denen die endgültige Zuordnung noch aussteht.
Kostenstellen- und Kostenträger-Schwebekonten: Diese Konten dienen dazu, Kosten oder Erlöse vorläufig zu erfassen, bis sie den richtigen Kostenstellen oder Kostenträgern zugeordnet werden können.
Durchlaufende Posten: Gelder, die lediglich durch das Unternehmen hindurchfließen, zum Beispiel Sozialabgaben oder Steuern, die vom Arbeitgeber einbehalten und abgeführt werden, können vorübergehend auf Schwebekonten erfasst werden.
Und jetzt wird es noch konkreter. Ein typischer Anwendungsfall für Schwebekonten können unklare Zahlungen sein. Wenn eine Zahlung eingeht, aber nicht sofort klar ist, welchem Kunden oder welcher Rechnung diese zugeordnet werden soll, wird die Zahlung zunächst auf ein Schwebekonto gebucht. Ein weiterer Anwendungsfall kann eine unvollständige Transaktion sein. Wird eine Transaktion begonnen, aber noch nicht vollständig abgeschlossen, wird der vorläufige Betrag auf ein Schwebekonto gebucht.
Und manchmal werden Schwebekonten auch als Zwischenkonten verwendet, um Buchungen zeitlich zu trennen. Ein Beispiel ist, wenn ein Beleg ausgestellt wurde, aber die endgültige Verbuchung erst später erfolgen kann.
Jetzt das ganze anhand eines Beispiels mit den Buchungssätzen.
Ein Unternehmen erhält eine Zahlung von 1.000 Euro auf sein Bankkonto. Es ist aber unklar, welchem Kunden diese Zahlung zuzuordnen ist, da leider keine Rechnungsnummer oder Kundennummer angegeben wurden.
Zuerst wird der Zahlungseingang auf dem Bankkonto gebucht:
Soll (Bankkonto): 1.000 Euro an Haben (Schwebekonto): 1.000 Euro
Nach weiterer Klärung stellt sich heraus, dass die Zahlung von Kunde Herr Vergesslich stammt und einer bestimmten Rechnung zugeordnet werden kann. Jetzt wird die Buchung vom Schwebekonto auf das Kundenkonto vorgenommen und so gebucht:
Soll (Schwebekonto): 1.000 Euro an Haben (Debitorenkonto Kunde Vergesslich): 1.000 Euro
Jetzt ist die Zahlung korrekt auf das Kundenkonto gebucht, und das Schwebekonto wurde ausgeglichen.
Da man für viele verschiedene Fälle Schwebekonten verwenden kann, sollte man eine spezifische Bezeichnung wie etwa »Schwebekonto Zahlungseingang« verwenden. Das macht sofort deutlich, dass es sich um ein Konto für vorübergehend nicht zugeordnete Zahlungseingänge handelt.