Im Supermarkt vergleicht ihr beim Einkaufen die Preise und den Inhalt. Und beim Benchmarking werden die eigenen Leistungen oder Prozesse mit denen anderer Unternehmen verglichen. Heraus kommt ein Ergebnis, man ist besser, gleich oder schlechter. Hat ein auf Benchmarks spezialisiertes Unternehmen für euch den Benchmark durchgeführt, beinhaltet die Ergebnispräsentation in aller Regel auch Empfehlungen oder Verbesserungsvorschläge.
Man kann ein Kostenbenchmark durchführen. Dabei wird die Kostenstruktur einer Leistung oder eines Produktes mit denen am Markt verglichen. Leicht abgewandelt kann man auch ein Preisbenchmark durchführen, um zu schauen, ob die Preise wettbewerbsfähig sind, was mit am häufigsten geschieht. Abseits der schnöden Euros und Franken kann man auch Leistungsinhalte, Serviceumfänge oder Prozesse benchmarken, um sich mit dem Best Practice zu vergleichen.
Bevor man mit dem Benchmark beginnt, muss man erstmal festlegen, was man mit wem vergleichen will. Was sind die eigenen Leistungen oder Produkte. Und bei der Frage mit wem vergleichen geht es um die Auswahl der Peer Group. Das sind die Unternehmen oder die Branchen, mit denen man verglichen werden möchte. Eine Peer Group ist dabei nichts anderes als jene Gruppe von Unternehmen, die bezüglich bestimmter Auswahlkriterien mit dem eigenen Unternehmen vergleichbar sind und damit als Vergleichsgruppe in Frage kommen. Auswahlkriterien können dabei die Branche, Unternehmensgröße und deren Komplexität (ein oder viele Standorte in einem oder vielen Ländern) sein. Anstatt Peer Group kann man auch Peer Unternehmen sagen. Es dreht sich also um externes Benchmarking. Daneben kann man sich natürlich auch unternehmensintern benchmarken, sofern es Vergleichsmöglichkeiten gibt.
Bevor es dann richtig losgeht, muss noch festgelegt werden, ob man mit dem Durchschnitt der Peer-Group oder zum Beispiel mit dem 25%-Perzentil (first quartil) verglichen werden möchte. Letztes wird oft auch als Best-in-Class bezeichnet. Das könnt ihr natürlich auch variieren und euch mit dem ersten Drittel vergleichen.
Dann geht das eigentliche Benchmarking los Es fängt an mit Daten, Daten, Daten. Wichtig ist, dass alle Beteiligten dasselbe Verständnis über den Inhalt der Daten haben. Sie also wissen, welche Inhalte hinter den Daten stehen. Nur so kann man verhindern, Äpfel mit Birnen zu vergleichen. Idealerweise vergleicht ihr in etwa die gleichen Fruchtsalate, die ähnlich zusammengesetzt sind.
Da der Benchmarker dabei viele Daten und damit Unternehmensinterna in seine Hände bekommt, ist es extrem wichtig, hier nur mit seriösen Partnern zusammenzuarbeiten. Dazu wird natürlich ein Vertrag mit entsprechenden Klauseln bezüglich Vertraulichkeit abgeschlossen, um zu verhindern das die Daten in falsche Hände geraten. Bei der Durchführung des Benchmarkings solltet ihr unbedingt darauf achten, das nur allseits akzeptierte Daten verwendet werden, damit das spätere Benchmark-Ergebnis auch akzeptiert wird.