Zur Erinnerung: Im § 249 HGB werden die Rückstellungen geregelt:
»(1) Rückstellungen sind für ungewisse Verbindlichkeiten und für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften zu bilden. Ferner sind Rückstellungen zu bilden für
1. im Geschäftsjahr unterlassene Aufwendungen für Instandhaltung, die im folgenden Geschäftsjahr innerhalb von drei Monaten, oder für Abraumbeseitigung, die im folgenden Geschäftsjahr nachgeholt werden,
2. Gewährleistungen, die ohne rechtliche Verpflichtung erbracht werden.
(2) Für andere als die in Absatz 1 bezeichneten Zwecke dürfen Rückstellungen nicht gebildet werden. Rückstellungen dürfen nur aufgelöst werden, soweit der Grund hierfür entfallen ist.
Rückstellungen können gebildet werden für im Geschäftsjahr unterlassene Aufwendungen für Instandhaltung, die im folgenden Geschäftsjahr innerhalb von drei Monaten, oder für Abraumbeseitigung, die im folgenden Geschäftsjahr nachgeholt werden.
Angenommen Ihr habt eine Produktionshalle mit Maschinen, deren Instandhaltungswartung immer im November stattfindet. Dieses Jahr könnt Ihr die Instandhaltung jedoch nicht fristgerecht durchführen lassen, da zum Beispiel die dazu erforderlichen Teile nicht verfügbar sind oder Ihr aufgrund außerordentlicher Nachfrage die Produktion unmöglich dafür unterbrechen könnt. Die Fremdfirma, welche die Instandhaltungsarbeiten durchführt, wird stattdessen im nächsten Geschäftsjahr, genauer gesagt, im Februar die Arbeiten durchführen. Damit sind die Voraussetzungen erfüllt, eine Rückstellung zu bilden.
Falls Ihr die Maschinen ab sofort immer erst im Februar warten lassen wollt und deshalb den Wartungstermin im Übergangsjahr von November auf Februar verschiebt, könnt Ihr dagegen keine Rückstellung bilden, da die Instandhaltung dann regelmäßig und in gleichen Zeitabständen im Februar stattfindet.
Falls Ihr die Rückstellung für eine unterlassene Instandhaltung aus dem Vorjahr bilden wollt geht das auch nicht, da die Frist von drei Monaten gerissen wurde. Dazu ein Beispiel. Die Instandhaltung wäre im November im Jahr 1 fällig gewesen. Im Jahr 1 habt Ihr gar nichts unternommen, also weder eine Rückstellung gebildet noch die Instandhaltung im Dezember nachgeholt. Im Jahr 2 wollt Ihr das zum Jahresabschluss nachholen und eine Rückstellung für die unterlassene Instandhaltung aus dem Jahr 1 bilden. Das geht nicht mehr. Die Rückstellung hätte zum Jahresabschluss des Jahres 1 gebildet werden müssen und wäre auch nur dann rechtens, wenn die Instandhaltung innerhalb der ersten drei Monate des Jahres 2 nachgeholt worden wäre.
Was ebenfalls nicht geht: Falls Ihr aus technischen und wirtschaftlichen Gründen eure Maschinen nicht jedes Jahr im November warten lassen müsst, sondern nur alle Jubeljahre, könnt Ihr daraus keinen Sachverhalt der unterlassenen Instandhaltung konstruieren und dafür eine Rückstellung bilden.
Für Abraumbeseitigungen gilt alles genauso wie bei den unterlassenen Aufwendungen für Instandhaltung, nur mit dem Unterschied, dass Ihr für das Nachholen hier das ganze folgende Geschäftsjahr Zeit habt.