Dieser Blog richtet sich an alle, die bis jetzt fast keine Vorkenntnisse zur Einnahmen-Überschussrechnung, kurz EÜR, haben und mit dem Gedanken spielen, sich selbstständig zu machen. Sei es hauptberuflich oder nebenher.
Unabhängig davon, ob Ihr ein Gewerbe anmelden müsst oder nicht, da Ihr zu den Freiberuflern zählt, müsst Ihr jedes Jahr für das Finanzamt zur Gewinnermittlung eine EÜR erstellen, solange ihr als Gewerbetreibende nicht bilanzierungspflichtig werdet. Gewerbetreibende werden ab einem Jahresgewinn von 60.000 Euro beziehungsweise ab einem Jahresumsatz von 600.000 Euro buchführungspflichtig.
Falls ihr euch fragt, ob ihr ein Gewerbe anmelden müsst oder als Freiberufler geltet: die Antwort lautet: es kommt darauf an. Ein Gewerbe erkennt man meist an dem höheren Kapitaleinsatz, zum Beispiel für Werkzeuge und Maschinen. Als Freiberufler gelten dagegen zum Beispiel Architekten, Ärzte, Apotheker, Autoren, Künstler, Dolmetscher, Übersetzer, Berater, Journalisten oder IT-Admins.
Wollt ihr euch zum Beispiel nebenher selbstständig machen und Spielzeug herstellen, zählt Ihr zu den Gewerbetreibenden. Es sei denn, ihr betrachtet das Spielzeug als Kunstgegenstände und verkauft es auf Kunstaustellungen oder in Galerien. Dann geltet ihr als Künstler und somit als Freiberufler. Ihr seht, die Grenzen sind nicht immer ganz klar, es kommt auf den Einzelfall an.
Befreiung von der Umsatzsteuer
Wenn ihr erst einmal klein anfangt, könnt ihr euch im Rahmen der Kleinunternehmerregelung von der Umsatzsteuer befreien lassen. Das geht, solange ihr im Vorjahr nicht mehr als 22.000 Euro und im laufenden Jahr nicht mehr als 50.000 Euro Umsatz macht. Dann müsst ihr euch nicht um die Umsatzsteuer kümmern. Auf euren Ausgangsrechnungen steht nur ein Betrag, zum Beispiel 10 Holzspielzeugenten zu je 10 Euro. Gesamtbetrag 100 Euro. Unten schreibt noch auf die Rechnung: »Im Rahmen der Kleinunternehmerregelung von der Umsatzsteuer befreit«. Fertig. Soviel zur Einnahmenseite, den Betriebseinnahmen.
Jetzt zu den Betriebsausgaben. Wenn Ihr in den Baumarkt geht und Holz kauft, erfasst Ihr als umsatzsteuerbefreiter Kleinunternehmer immer den Brutto-Rechnungsbetrag als Betriebsausgabe. Ihr habt Holz für 40 Euro zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer, also für 47,60 Euro brutto eingekauft. Die 47,60 Euro sind dann eure Betriebsausgaben. Bis hierher ist die Welt noch einfach, ihr erfasst eure Betriebsausgaben einfach so wie sie reinkommen und tragt sie in die EÜR ein.
Leider könnt ihr nicht alle Betriebsausgaben so einfach handhaben. Es gibt ein paar Ausnahmen. Die wichtigsten greife ich hier für euch auf.
Fahrzeugkosten
Ihr fahrt mit eurem Auto zum Baumarkt um Holz zu kaufen. Hin- und zurück sind das 10 Kilometer. Wenn ihr euch gerade nebenher selbstständig gemacht habt, habt ihr sicher kein Fahrzeug für euer neues Unternehmen gekauft, sondern nutzt dazu euren Privatwagen. Ihr habt jetzt zwei Möglichkeiten die Fahrtkosten für die 10 Kilometer zu berechnen. Die erste und einfache Variante: Ihr wendet die Kilometerpauschale an und setzt 30 Cent pro gefahrenen Kilometer an. Hin und zurück waren es 10 Kilometer, das ergibt 3 Euro Fahrtkosten. Die tragt Ihr bei den Betriebsausgaben an entsprechender Stelle in die EÜR ein. Die zweite Variante: Ihr verwendet die tatsächlichen Fahrtkosten. Das geht natürlich nur, wenn Ihr alle Fahrzeugkosten und die gefahrenen Kilometer genau aufschreibt, dokumentiert und dann die Kosten je Kilometer ausrechnet. Also von der Versicherung, Steuer über Reparaturen, Autowäschen bis hin zu den Tankkosten, sei es Strom oder Treibstoff. Angenommen, es ergeben sich bei euch 50 Cent je Kilometer, dann tragt ihr anstatt 3 Euro nun 5 Euro in die EÜR ein.
Kauf von Anlagevermögen
Auch wenn ihr gerade erst angefangen habt, müsst ihr doch die eine oder andere größere Anschaffung machen. Und hier kommt die Wertgrenze der geringwertigen Wirtschaftsgüter ins Spiel. Vereinfacht gesagt könnt ihr alle Anschaffungen bis 250 Euro immer sofort als Betriebsausgaben erfassen. Anschaffungen zwischen 250 und 800 Euro erfasst ihr zuerst als geringwertige Wirtschaftsgüter. Am Ende werden diese aber auch sofort zu Betriebsausgaben. Anschaffungen über 800 Euro netto (bei Umsatzsteuerbefreiung also 952 Euro brutto) könnt ihr nicht sofort als Betriebsausgaben erfassen. Ihr müsst die Anschaffungskosten über die Nutzungsdauer verteilen, sprich über mehrere Jahre abschreiben. Das Finanzministerium veröffentlicht eine sogenannte »Afa-Tabelle«, in der alles Mögliche zusammen mit der jeweiligen Nutzungsdauer aufgelistet ist. Dort könnt ihr dann nachschauen. Angenommen ihr kauft etwas für 12.000 Euro, was ihr über zehn Jahre abschreiben müsst, dann könnt ihr im Jahr der Anschaffung maximal 1.200 Euro abschreiben und damit als Betriebsausgaben absetzen, wenn ihr es im Januar gekauft habt. Habt ihr es im Juni gekauft, sind es nur noch 600 Euro im Jahr der Anschaffung. Und habt ihr es erst im Dezember gekauft sind es nur noch 100 Euro. Ihr merkt, dass ihr monatsgenau abschreiben müsst. also heißt es richtig: Ihr müsst es über 120 Monate abschreiben (entspricht zehn Jahre).
Soweit die allerwichtigsten Ausnahmen. Darüber hinaus gibt es noch Vorauszahlungen über mehrere Jahre und begrenzt absetzbare Betriebsausgaben, die euch aber als Gründer nicht unbedingt gleich zu Beginn über den Weg laufen.