Beim Self Service Business Intelligence können die Anwender benötigte Daten selbständig aufrufen und analysieren. Mitarbeiter und das Management der Fachabteilungen können benötigte Analysen, seien es Ad-hoc Analysen oder regelmäßige Reports einfach selbst erstellen und benötigen so keine Bereitstellung durch das Controlling mehr.
Erste Stufe: Vorgefertigte Reports bereitstellen
Das am einfachsten gestrickte Self Service Modell besteht aus vorgefertigten Reports, die das Controlling immer wieder aktualisiert und an einem für den berechtigten Nutzerkreis zugänglichen Ort bereitstellt. Meist beschränkt sich die Nutzung nur auf das Lesen der Reports. Viele Nutzer werden sich dann die Reports schnappen und in Excel für sich modellieren und auswerten. Eine Ausbaustufe weiter besteht für die Nutzer auch die Möglichkeit mittels Drill-Down-Funktion schon im Self Service BI selbst die vorhandenen Reports auf die gewünschte Datenebene und Ausschnitte hin zu modellieren.
Noch einen Schritt weiter können die Anwender auf die tiefste Datenebene zugreifen. Hier besteht leider aber auch die Gefahr, dass manche Anwender auf die falschen Daten zugreifen und später die Organisation auf Basis falscher Werte unnütze Diskussionen führt. Angenommen es gibt im System aus welchen Gründen auch immer unterschiedliche Versionen des aktuellen Businessplans mit unterschiedlichen Werten. Zum Beispiel die Version 1.0, die Version 1.5, die Version 2.0 und die Version 2.2. Nur die Version 2.2 ist die vom Management abgesegnete Version. Die anderen Versionen davor sind nur unterschiedliche Stände, bevor der Plan eben mit Version 2.2 finalisiert wurde. Wenn nun Hinz und Kunz auf alle Systemdaten zugreifen und Auswertungen und Reports erstellen können und dabei nicht wissen, welche Version die richtige ist, entsteht Chaos.
Deshalb ist es mit der alleinigen Bereitstellung der Daten nicht getan. Es wird ein Berechtigungskonzept benötigt, dass festlegt wer auf was zugreifen kann. Idealerweise sind die Anwender, die auf alles zugreifen können diejenigen, die wissen, welche Versionen oder Planstände die richtigen sind. Obendrein schadet es nicht, wenn im Self Service auch ein Infoteil vorhanden ist, der einen Überblick über die Datenstruktur und die jeweils richtigen Versionen gibt.
Die Vor- und Nachteile des Self Service BI im Überblick:
Die Anwender können immer dann, wenn Sie es benötigen auf die Reports zugreifen und müssen nicht erst eine Anfrage starten und warten, bis sie endlich die gewünschten Reports erhalten. Das spart nicht nur beim Anwender Zeit, sondern auch in der Abteilung, welche die Reports erstellt wie zum Beispiel im Controlling. Die Controller müssen nicht mehr ständig fast identische Reports, welche individuell angefragt werden, erstellen. Die Anwender und das Controlling selbst werden in Ihrer Arbeit unabhängiger voneinander und damit auch flexibler.
Nun zu den Schattenseiten: Es besteht nicht nur die Gefahr, dass die falschen Daten ausgewertet werden, sondern auch, dass die falschen oder richtigen Daten in falsche Hände geraten. Deshalb ist ein gutes Berechtigungskonzept unerlässlich, insbesondere wenn es um sensible Daten geht.