Wenn ein Kunde zu viel bezahlt und danach abtaucht, gibt es für die Buchhaltung einen spannenden Fall zu verbuchen.
Der Kunde Herr Krösus war bei dir online einkaufen und hat einen Fernseher für 1400 Euro zuzüglich Umsatzsteuer in Höhe von 266 Euro bestellt. Dein Versand schickt den Fernseher noch am gleichen Tag auf die Reise. Parallel geht die Rechnung per Mail an den Kunden raus. Insgesamt soll er 1699 Euro überweisen.
Herr Krösus überweist den Rechnungsbetrag gleich zweimal, so dass er 1699 zu viel bezahlt hat. Die Buchhaltung versucht ihn über die angegebenen Adressen zu erreichen. Vergeblich. Herr Krösus reagiert einfach nicht. Wie muss der überbezahlte Betrag verbucht werden? Ist das ein sonstiger betrieblicher Ertrag? In voller Höhe oder fällt Umsatzsteuer auf etwas an, was gar nicht geleistet wurde? So viele Fragen.
Zunächst zur Umsatzsteuer. Auch wenn der Kunde versehentlich zu viel bezahlt hat, fällt darauf Umsatzsteuer an. Meldet sich der Kunde eines Tages und der Mehrbetrag kann zurückgezahlt werden, wird auch die Umsatzsteuer entsprechend wieder gemindert. Findet keine Rückzahlung statt, bleibt es bei der verbuchten Umsatzsteuer in Höhe von 266 Euro.
Formal ausgedrückt: Hat ein Kunde irrtümlich zu viel oder gar doppelt gezahlt, handelt es sich beim Gesamtbetrag um ein Entgelt im Sinne des § 10 Absatz 1 Satz 2 des Umsatzsteuergesetzes, kurz UStG. Wird der zu viel gezahlte Betrag zurückgezahlt, handelt es sich um eine Minderung der Bemessungsgrundlage der Umsatzsteuer nach § 17 UStG.
Für die Behandlung der Überzahlung gibt es grundsätzlich drei Möglichkeiten.
1. Mit der nächsten Rechnung verrechnen
2. Zurückerstatten
3. Kunde meldet sich nicht, so dass ein Ertrag entsteht
Als erstes könnt Ihr die Überzahlung in Höhe von 1400 Euro auf das Konto »Erhaltene Anzahlungen« verbuchen. Wird der Betrag mit der nächsten Rechnung verrechnet, wird es entsprechend wieder abgebucht. Wird der Betrag dagegen zurückerstattet, muss gegen das Kundenkonto des Rechnungsempfängers gebucht werden.
Ist beides nicht möglich und der Betrag verbleibt im Unternehmen, verbucht ihr ihn als sonstigen betrieblichen Ertrag.